デザインプロジェクト管理 入門【必要なスキルやツール】
デザインプロジェクト管理 は、クリエイティブディレクション、UXデザイン、DesignOps、デザインリーダーシップなど、いくつかの主要な UX 機能をまとめて成功に導くものです。
本記事では、 デザインプロジェクト管理の規律、マネージャーのスキル、関連ツール、そして開始から最終納品までの５つのステージについて見ていきます。
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デザインプロジェクト管理 とは
デザインプロジェクト管理 は、デジタル製品開発プロジェクトのデザインプロセスをまとめ、リソースの配分、業務委任、目標設定、ステークホルダーへの報告など、プロジェクトに関連する機能を果たします。
デザインプロジェクト管理 の機能は従来のプロジェクト管理と似ていますが、マネージャーは効果的なプランと戦略の実行のために、デザイン思考、UX リサーチ、UX（ユーザーエクスペリエンス）の原則を理解していないといけません。
デザインプロジェクトマネージャーに必要な５つのスキル
以下に、デザインプロジェクトマネージャーにあるべき必須スキルを５つ挙げます。
１．UXデザイン
UX デザインは、通常のプロジェクトマネージャーに対して、デザインプロジェクトマネージャー特有のスキルの１つであり、この知識があることによって、現実的なロードマップとプロジェクトのタイムラインの確定や、リソースの効果的な配分、さらにはチームメンバーの適材適所で割り当てができるようになります。また、このような UX デザインのスキルで、デザインプロジェクトマネージャーはステークホルダーとのコミュニケーションが取りやすくなります。
UX デザインのスキルは、業務で身につけることも、UX デザインの学位を取得して正式に身につけることも可能です。
２．技術面の理解
デザインプロジェクトマネージャーはコードを学ぶ必要はありませんが、製品のフレームワークや技術的な制限についての基本的な理解は持ち合わせていないといけません。技術的なスキルがあれば、エンジニアリングチームやステークホルダーと協力したり、納期が遅れた場合の影響をデザイナーにきちんと説明ができるようになりますからね。
３．コミュニケーション
デザインプロジェクトマネージャーには、組織のあらゆるレベルのチームメンバーとの連絡や連携が取れるような、優れたコミュニケーション能力が必須です。また、デザイナーとエンジニアのコミュニケーションギャップを埋めるために、デザインミーティングや部門横断的なミーティングを円滑に進める必要があり、UXと技術に関する基礎知識の重要性が再認識されます。
適切なツールがあれば、連携は円滑になり得ます。関連記事：Top Design Collaboration Tools.
４．リーダーシップ
リーダーシップは、どのようなプロジェクトマネジメントの役割においても重要な要素です。デザインプロジェクトマネージャーは、厳しい納期で大変な仕事をこなすために、プロジェクトチームのメンバーを動機付け、指導しないといけないようなことが多々ありますし、プロジェクト内の衝突を解決するのに不可欠な役割を果たすため、公平な調停役としてチームから尊敬される存在でないといけません。
５．リソース管理
デザインプロジェクトマネージャーは、プロジェクトの期日、成果物、予算、チームメンバーに対して責任を担い、計画通りに物事が進まない場合に、このようなリソースを管理する方法を理解し、不測の事態を想定した是正措置を行わないといけません。
プロジェクトマネジメントのフレームワークと手法をデザインする
デザインプロジェクト管理 のフレームワークは、通常のプロジェクトマネジメントとあまり大きな違いはありません。ここでは、デザインプロジェクトでよく使われるフレームワークを５つご紹介します。
１．アジャイル開発
アジャイル開発は、より短い計画サイクルや、市場、製品、技術などの変更、WIP（ワークインプログレス）、漠然としたプロジェクト目標に柔軟に対応できる反復型のプロジェクト管理手法です。アジャイルは、この柔軟性のおかげで、新しい技術やトレンドがプロジェクトの方向性を左右するデジタル製品開発においてよく使われています。
２．スクラム
スクラムは、複雑なプロジェクトを消化しやすい短期的な目標やスプリントに分割するアジャイルフレームワークです。スプリントは２～４週間で、チームは１つの問題を繰り返しながら、最適な解決策を探します。
３．カンバン
カンバンは、列やセクションを持つカンバンボードを使ってプロジェクトとそのタスクを可視化する透明なフレームワークであり、通常は以下の３つのカラムがあります：
- やること
- 進行中（WIP：ワークインプログレス）
- 完了
チームメンバーは、各セクションの開始と終了を繰り返しながら、タスクを移動させていき、場合によっては、プロジェクトマネージャーによって「レビュー中」「QA（品質保証）」「バックログ」などの列が追加されることもあります。
４．Lean UX
Lean UX は、特定の問題解決のために、デザインプロセスで多くの実験を行うことに焦点を当てた、共同成果ベースのフレームワークであり、デザイナーは、「あったらいいな」的な機能ではなく、最大限の価値を提供するソリューションを提供する必要があります。
５．ウォーターフォール開発
ウォーターフォールは、以下の５つの静的なフェーズからなる一連の流れを持った方法論です：
- 要件
- デザイン
- 実装
- 制御
- 終結
これは、次の段階に移る前に各段階を完了させることを目的としています。ウォーターフォールは、エラーやイテレーションの余地がない、厳格なプロジェクト管理手法であり、プロジェクトの予算、要件、スコープが明確に定められており、柔軟な対応が必要でない場合はウォーターフォールを使うのが一般的です。
デザインプロジェクト管理のためのソフトウェア
デザインチームは、プロジェクト管理ソフトウェアやさまざまなデザインツールを使ってプロジェクトを完成させます。
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ソフトウェアは、タスクの確定やワークフローの管理、一元化されたレポジトリでの進捗の追跡に欠かせません。以下は、クリエイティブチームによく使用されるプロジェクト管理アプリです：
- Trello
- Asana
- Notion
- Wrike
- Monday.com
ホワイトボードとブレーンストーミング
デザイナーは、デザインプロセスを通じてホワイトボードツールを使って、共同作業やアイデアの共有を行っており、よく使われる例としては、以下のようなものがあります。
- Miro
- Mural
- Google Jamboard
ユーザーリサーチ・テスト
リサーチとテストは、あらゆるデザインプロジェクトに不可欠であり、デザイナーは、参加者の募集、スケジュール、テスト/分析、支払いなどに様々なツールを使用します。以下に例をいくつか挙げますね：
- Ethnio
- User Interviews（リサーチサービス）
- Userback
- Hotjar
チームでのコミュニケーション
特にリモートワークの環境では、チームメンバー同士や他の組織とのつながりを保つために、コミュニケーションは非常に重要です。ツールとしては以下のようなものが挙げられます：
- Slack
- Google Chat & Spaces
- Microsoft Teams
デザイン＆プロトタイピングツール
デザインツールで、デザイナーはユーザーフロー、ワイヤーフレーム、モックアップ、プロトタイプの作成ができるようになります。一般的なデザインツールには以下のようなものがあります：
プロジェクトマネジメントにおける５つのステージ
プロジェクトマネジメントには以下のような５つのステージがあり、デザインプロジェクトもこれに従います：
- 開始
- 計画
- 実行
- 監視
- 終結
１．開始
デザインリードとステークホルダーは、以下の２つのドキュメントを確認して、デザインプロジェクトを開始するか決めます。
- ビジネスケース：プロジェクト、イニシアチブ、または戦略の利点と、会社や部門がそれを必要とする理由を概説するもの。
- 実現可能調査：問題を確定し、デザインプロジェクトがその問題を解決できるかどうかを検討する。
進めることを決定した場合、組織は以下を含むプロジェクト開始文書（PID）を作成します：
２．計画
PIDとデザイン概要に続いて、デザインプロジェクトマネージャーと様々なステークホルダーが、スコープ、ゴール、タスク、スケジュール、リソースなど、プロジェクトのロードマップを確定します。
デザインプロジェクト計画の典型例として、以下のようなものがあります：
- 時間、予算、労力など、利用可能なリソース
- 役割と責任
- プロジェクトのマイルストーンと目標
- KPI（重要業績評価指標）
- 報告間隔
- リスクと不測の事態
- プロジェクトツールおよびコミュニケーション方法
- プロジェクトの成果物、ファイル形式、納品方法（Dropbox、Google Driveなど）。
３．実行
通常、プロジェクトの ”キックオフ” は、チーム全体とステークホルダーが集まって、プロジェクトが解決すべき問題や関連する成果物について話し合うところで始まります。そこでデザインチームは、プロジェクトのフレームワークと割り当てられた責任に基づいて作業を開始します。
４．監視
監視は、プロジェクトマネージャーの主な責任であり、実行と並行して行われます。プロジェクトマネージャーは、KPI、予算、タスクを監視し、プロジェクトが軌道に乗るようにするとともに、潜在的な要件や仕様の変更や追加に細心の注意を払い、ステークホルダーと定期的にミーティングを行って、報告やアップデートを行います。
５．終結
プロジェクトの終結は、デザインチームがデザインハンドオフの準備が整った時点で行われます。また、場合によっては、ステークホルダーが不測の事態によるプロジェクトの解消で終わることもあります。
終結タスクの例として、以下のようなものがあります：
- エンジニアへのデザインハンドオフ
- 品質保証または UX監査 の完了
- 将来のための UX の成果物アーカイブ化
- ソフトウェアのサブスクリプション、請負業者など、サプライヤーとの契約解除
- 最終予算と報告書のステークホルダーへ提示
- チームメンバーの解放
UXPinでデザインのプロジェクトデリバリーを改善しよう
プロトタイプとテストは、どのデザインプロジェクトにも欠かせません。デザイナーは、デザイン概要とユーザーのニーズに従ってプロジェクトの核となる問題を確実に解決しながら、時間内に納品するために迅速なイテレーションが必要ですが、残念ながら従来の画像ベースのデザインツールでは、これがうまくいくために必要な忠実度と機能性が不足しています。
UXPin Merge は、デザイナーとエンジニアの間のギャップを埋めるコードベースのデザインツールであり、デザイナーは、デザインシステムのレポジトリから取り出したインタラクティブなコンポーネントを使って、完全に機能するプロトタイプを構築することができます。
このコンポーネント駆動型のプロトタイピング法により、デザイナーはデザインプロセスを拡張しながら、より速いイテレーションができるようになります。例えば PayPal は、２０１９年に社内の UXチームが UXPin Merge に切り替えた際に、このコンセプトを企業レベルで証明しており、現在、PayPal の製品チームは、経験豊富な UXデザイナーが従来のデザイン手法で以前できたよりも８倍速く、デザインプロジェクトの９０％を完了させています。
「UXPin Merge で、この「一緒に留める」タイプのデザインを実行できるようになり、製品チームには、UI（ユーザーインターフェース）を構築するためにドラッグ＆ドロップできるコンポーネントが提供されます。製品チームは、余白とコンポーネントを固定したレイアウトを作成するため、すべてが見た目通りに機能するようになります。なのでデザイナーは、出来栄えをいちいち取り締まる必要も、製品デザインのために踏み込む必要もないのです。」- PayPal 社 UXリードEPX、エリカ・ライダー氏
より質の高いプロトタイプによる、より良いテスト
Merge のコンポーネントがあれば、デザイナーは最終製品と見分けがつかないほどのプロトタイプを作ることができます。また、そのような高品質なプロトタイプによって、ユーザーテストから実用的な結果を得ることができ、ステークホルダーからの有意義なフィードバックも得られます。
よりスムーズなデザインハンドオフ
デザインから開発への移行は、デザイナーとエンジニアが同じレポジトリから同じコンポーネントライブラリを使用するため、UXPinを使えばシームレスです。
フロントエンドエンジニアは、デザインシステムのパッケージをインストールして、UXPinからプロトタイプのレイアウトをコピーします。そして UXPin Merge は各コンポーネントの JSX をレンダリングし、デベロッパーはスペックモードで見ることができます。
「この新しいUXPinのアプローチでは、より協働的で統合的なデザインプロセスが実現されます。デザイン、プロトタイプ、開発を分離するのではなく、UXPinによって、プロセス全体を通してエンジニアリングチームとプロダクトチームが関与する統合的なフローの構築ができ、その結果、製品の最終的な品質は劇的に向上しました。」- PayPal 社 UXリードEPX、エリカ・ライダー氏
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